Seit einigen Jahren betreibt SAP eine intensive Umgestaltung und Umstrukturierung ihrer Angebote. Die stetig weiterentwickelte SAP Business-Suite mündete schließlich in der Vorstellung von SAP S/4HANA als Nachfolgerin. Parallel dazu wurde das Ende der Mainstream-Wartung der Business-Suite angekündigt. Auch wenn das Wartungsende mittlerweile noch einmal verschoben worden ist, erscheint für die Kunden eine Migration mittelfristig als unausweichlich.
Dabei ist die Entscheidung für einen Wechsel auf die Nachfolgeversion SAP S/4HANA kein einfaches Upgrade, sondern stellt für viele Kunden eine Grundsatzentscheidung mit weitreichenden Folgen dar.
Die Einführung von SAP ist für die meisten Unternehmen kein einmaliges Projekt gewesen: Aufeinander aufbauende Module der Software ermöglichen die kontinuierliche Erweiterung sowie die Anpassung an sich ändernde Geschäftsprozesse, aber auch eine Ausweitung der digitalen Transformation auf zusätzliche Geschäftsbereiche oder Geschäftspartner. Nicht selten haben sich die Kunden mit hohen Implementierungskosten sowie weitreichenden individuellen Anpassungen an einen bestimmten Standard gebunden.
SAP S/4HANA – ein alternativloser Weg?!
Nimmt der Hersteller nun fundamentale Veränderungen an der Software oder am Lizenzierungsmodell – wie bei SAP S/4HANA – vor, so bleibt den Kunden letztlich nur, sich mit diesen zu arrangieren, da ein Umstieg auf ein Alternativprodukt in der Regel mit unverhältnismäßig hohem Aufwand und erheblichen Kosten verbunden wäre. Die Migration auf S/4HANA nehmen viele Unternehmen daher zum Anlass, den Status Quo zu überprüfen und ihr SAP ERP fit zu machen für die Zukunft.
Zusätzlicher Aufwand entsteht auch durch die Tatsache, dass SAP S/4HANA ausschließlich mit der SAP-eigenen HANA-Datenbank arbeitet. Während der Migration und des Parallelbetriebs fallen außerdem immer noch Kosten für die bisherigen Datenbank-Lizenzen an.
Umstieg mit Risiken und Chancen
Insgesamt gehen viele Nutzer älterer Software-Versionen von einem unverhältnismäßig hohen Aufwand aus. Sie können nur schwer einschätzen, wie sich eine erforderliche Vertragsumstellung auswirken wird und wie diese gestaltet werden sollte. Dabei sollten die Verantwortlichen die Möglichkeiten und Chancen, die ihnen mit SAP S/4HANA gegeben werden, auch aus Lizenzsicht ernsthaft prüfen.
So kann durch eine Vertragskonvertierung das gesamte Lizenzportfolio umstrukturiert und auf das neue Lizenzmodell umgestellt werden, woraus sich interessante Möglichkeiten der Kostenoptimierung ergeben können. Neben dem Umstand, dass die meisten S/4HANA-Packages (im Unterschied zu den Engines der Vorversionen) keine zusätzlichen Userlizenzen mehr benötigen, ist vor allem bemerkenswert, dass die Rechte für die günstigeren Usertypen unterhalb des Professional Users deutlich erweitert worden sind. Bei einer Vertragskonvertierung können damit in vielen Fällen die deutlich günstigeren Usertypen „Functional Use“ bzw. „Productivity Use“ eingesetzt werden – eine genaue Analyse der Nutzung muss dem natürlich vorausgehen, um später keine Überraschungen zu erleben. Berücksichtigt werden sollte aber auch, dass SAP die Regeln für die Berechtigungsvergabe umgestellt hat, von nutzungsbasiert auf berechtigungsbasiert.
Mit der Vertragskonvertierung eröffnet sich die Chance, nicht mehr benötigte Lizenzen – „Shelfware“ – abzubauen. Zur Vertragskonvertierung gehört aber auch, dass als Voraussetzung für ein Approval von SAP ein neues Vertragsvolumen erforderlich ist, welches zurzeit mindestens 11 % über dem bisherigen Vertragsvolumen liegen muss.
Auf der anderen Seite kann es durchaus sinnvoll sein, die bestehenden Lizenzen (und damit verbundene Nutzungsrechte) in Form einer „Produktkonvertierung“ in die neue S/4HANA-Welt mitzunehmen – dies vor allem dann, wenn die bisher vorhandenen Lizenzen und Verträge günstige und gegebenenfalls bereits optimal auf den Bedarf des Unternehmens zugeschnittene Nutzungsrechte oder Sondervereinbarungen enthalten.
Zusätzlich steht im Zuge der S/4HANA-Migration häufig auch der teilweise bzw. ganze Umzug in die Cloud, im Mittelpunkt der Veränderungen. SAP sieht hierfür mehrere Möglichkeiten vor, eine davon – „RISE with SAP“ – haben wir in einem vorangegangenen Blogbeitrag bereits behandelt.
Auf andere Varianten der Nutzung von SAP-Cloudangeboten sowie deren Risiken und Nebenwirkungen werden wir in einem weiteren Blogbeitrag ausführlicher eingehen.
Eine intensive, professionelle Auseinandersetzung mit der Lizenzierung von SAP S/4HANA vor dem Hintergrund der eigenen Situation und der weiteren Unternehmensentwicklung ist unbedingt erforderlich.