Viele Anwender von SAM-Tools stehen aktuell vor der Frage, ob sie ihr Tool wechseln sollen oder gar müssen. Die Gründe sind vielseitig: Das Tool wurde vom Hersteller abgekündigt, die Zukunft des Tools ist ungewiss, das Tool erfüllt die Anforderungen nicht mehr und vieles andere mehr. Eine Herausforderung, die früher oder später von Ihnen angegangen werden muss.

Im diesem Artikel schauen wir uns gemeinsam die Gründe genauer an und geben Ihnen einige Empfehlungen was aus unserer Sicht in der jeweiligen Situation getan werden sollte.

Der SAM-Tool-Markt ist in Bewegung. Miss Marple, ehemals von Amando, später von Comparex gekauft, wurde bereits vor einiger Zeit abgekündigt. Spider License wurde nach Übernahme von Flexera abgekündigt, die Kündigung wurde später jedoch revidiert. Neue Anbieter, wie beispielsweise ServiceNow, drängen auf den Markt. Viele fragen sich nun – und das zu recht: „Ist mein Tool noch das richtige? Sollte oder muss ich jetzt handeln und wenn ja – wie?“

Habe ich Handlungsdruck?

„Kommt darauf an…“

Situation 1:

Ihr Tool ist bereits abgekündigt, es erfolgt keine Weitereintwicklung, Neuerungen bei Lizenzmodellen fließen nicht mehr in die Toollogik ein, neue SKUs gelangen nicht mehr in den Katalog, Erkennungssignaturen neuer Softwareprodukte werden nicht mehr nachgepflegt uvm. Grundsätzlich ist das Tool aber noch funktionstüchtig.

Unser Tipp:

Wer eine eher konservative IT-Infrastruktur (z. B. ohne Cloud-Nutzung) betreibt und keine Scheu hat, die Katalogpflege selbst durchzuführen, muss sein Tool nicht unbedingt wechseln. Sicherlich wird es am Markt weiterhin technische Berater geben, die ggf. benötigte Workarounds in dem bestehenden Tool schaffen können. Handlungsdruck besteht insbesondere dann, wenn Ihr Unternehmen auf innovative Lösungen im IT-Bereich setzt (Stichwort: „ Modern Workplace “, „ Cloud “ usw.), da diese mit veralteten Tools nur schlecht bis gar nicht abbildbar sind.

Situation 2:

Leicht anders ist die Situation, wenn das Tool grundsätzlich noch supportet wird. Hier steht dann die Frage im Vordergrund, ob eine weitere Innovationsfähigkeit des Tools noch gegeben ist. Ob das Tool also noch mit „voller Kraft“ weiterentwickelt wird und Neuerungen in den Lizenz- oder cloudbasierten Servicemodellen der Software-Hersteller in den Funktionsumfang des Tools Eingang finden. Die Überlegung ist in dem Fall also eher strategischer Natur: Lohnt es sich weiterhin in das Tool zu investieren, wenn ich früher oder später wechseln muss? Die Frage ist durchaus berechtigt. In Anbetracht der signifikanten Aufwände, die mit dem Wechsel des Tools einhergehen, raten wir jedoch von Schnellschüssen ab. Auch im Toolmarkt herrscht viel Bewegung. Was heute attraktiv scheint, kann morgen schon Schnee von gestern sein.

Unser Tipp:

Ein Wechsel des Tools sollte daher nur vollzogen werden, wenn die Entscheidung leichtfällt oder gar eindeutig ist. Auf was dabei zu achten ist, gehen wir gleich noch ein.

Situation 3:

Stellen die Zukunftsausblicke für das Tool kein Problem dar, kann es dennoch der Fall sein, dass der Funktions- oder Leistungsumfang des Tools den eigenen Ansprüchen bzw. Anforderungen nicht gerecht wird. Auch in einer solchen Situation tritt häufig die Frage auf, ob es nicht bessere Lösungen am Markt gibt.

Unser Tipp:

In letzterem Fall raten wir, sehr gut zu überlegen, ob der Toolwechsel wirklich nötig ist und die beste Wahl ist. Unserer Erfahrung nach hängt der Erfolg des Tooleinsatzes insbesondere von der richtigen Konfiguration des Tools, dessen korrekter Anwendung und nicht zuletzt von der Datenqualität ab, mit der das Tool „gefüttert“ wird. Diese Probleme bestehen stets unabhängig vom jeweiligen Tool. Ein überstürzter Wechsel bringt Sie da nur vom Regen in die Traufe.

Was ist zu bedenken?

Machen Sie sich klar, weshalb Sie über den Wechsel nachdenken und ob dieser zum jetzigen Zeitpunkt zielführend ist. Prüfen Sie zunächst, ob Sie nicht Ihrem bestehenden Tool neues Leben einhauchen können. Besprechen Sie mit einem Toolberater die Optionen für die „Wiederbelebung“ des Tools – bspw. durch eine grundlegende Neukonfiguration, mit optimierten Schnittstellen und Prozessen.

Die Grundlage dafür (und auch für alle alternativen Maßnahmen) ist eine gründliche Anforderungsanalyse. Identifizieren Sie die Punkte, die sie aktuell vermissen oder die aktuell nicht zufriedenstellend erfüllt sind. Beschreiben Sie detailliert was das Tool für Sie leisten muss und woher diese Anforderung kommt.

Vergessen Sie dabei jedoch nicht die Punkte, die sie aktuell schätzen, die also auch in einem geänderten Setup nicht fehlen dürfen. Erfahrene Berater können Ihnen helfen die richtigen Fragen zu stellen und die „Vitalfunktionen“ ihres toolgestützten Lizenzmanagements zu erkennen und zu spezifizieren.

Ist der Verbleib im bestehenden Tool ausgeschlossen, sollten Sie auf Basis Ihrer Anforderungen prüfen welche Alternativen am Markt existieren. Hierbei sollten Sie stets auf die folgenden Punkte achten:

• Positionierung der Anbieter:
  • Welche Anbieter gibt es am Markt und wo haben diese ihren Fokus?
  • Worin unterscheiden sich die Tools? Insbesondere natürlich hinsichtlich Ihrer Anforderungen!
  • Worin unterscheiden sich die Konzepte (z. B. On-Premise vs. Managed Service (ggf. in der Cloud))
  • Bei welchem Tool sind die Migrationsaufwände minimal (weil bspw. das Datenmodell vergleichbar ist)?
• Kosten und Wirtschaftlichkeit:
  • Welche Kosten gehen mit dem Wechsel des Tools einher?
  • Macht der potenzielle neue Anbieter Ihnen ein attraktives „Umsteigerangebot“?
• Migrationsaufwand:
  • Welche Daten müssen aus dem alten Tool übernommen werden? Dies sind vermutlich in erster Linie die manuell gepflegten kaufmännischen Daten (Verträge und Lizenzen).
  • Hat der Anbieter Expertise mit der Migration von Bestandsdaten aus Ihrem Tool und kann ein Vorgehen skizzieren?

Fazit

Der Wechsel des Tools ist stets mit hohen Aufwänden verbunden. Gleichzeitig ist eine wirkliche Verbesserung dabei nicht garantiert. Daher sollte der Wechsel nur als letztes Mittel in Betracht gezogen werden.

Stehen Sie vor dieser Frage, ist der erste Schritt eine gründliche Anforderungsanalyse. Diese hilft Ihnen in jedem Fall und dient sowohl einer potenziellen „Wiederbelebung“ Ihres bestehenden als auch bei der Auswahl eines neuen Tools.

Tipp: Überstürzen Sie die Entscheidung nicht, nur weil sie ein vermeintlich günstiges Angebot vorliegen haben. Betrachten Sie vielmehr den Gesamtaufwand. Planen Sie dabei ein, dass ein anderes Tool allein nur dann einen Fortschritt bringt, wenn es sinnvoll, d. h. anforderungskonform eingerichtet wird und auch das Umfeld (Zuliefersysteme, Datenqualität und Prozesse) optimiert wird. Probleme mit dem bestehenden Tool sind in den meisten Fällen hausgemacht und würden mit einem neuen Tool genauso bestehen. Evtl. holen Sie sich mit dem neuen Tool sogar neue Probleme ins Haus.  

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie in dieser Angelegenheit oder anderen toolbezogenen Themen Fragen haben! Wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, mit dem bestehenden oder zukünftigen Tool glücklich zu werden.