Häufig hört man in letzter Zeit Dinge wie „Ist Ihr Lizenzmanagement bereit für die Cloud?“ oder „Die Cloud ändert alles für das Lizenzmanagement“. Doch was bedeutet das eigentlich? Was macht die Lizenzierung innerhalb der Cloud denn so anders? Oder wird mit dem Begriff „Lizenzmanagement in der Cloud“ die nächste Sau durchs Dorf getrieben?

Um das Thema Cloud und Lizenzmanagement zu beleuchten, muss man das Thema an sich eigentlich in zwei völlig unterschiedliche Themenbereiche unterteilen: die Clientlizenzierung als auch die Serverlizenzierung, zwei bereits früher völlig unterschiedliche Themen und Herangehensweisen. Auf der einen Seite oftmals ein einfaches Zählen von Benutzern oder Installationen, auf der anderen Seite hochkomplexe Lizenzmodelle auf Basis von Prozessoren, RAM, Deployed Clients oder sogar pro qm2 Serverraum.

Cloudlizenzierung im Clientbereich – Alles wie gehabt, oder?

Die größten Vertreter von Software aus der Cloud sind natürlich allen ein Begriff. Hier vor allem die großen Player wie Microsoft mit Office365 oder Adobe mit ihrer Creative Cloud (ehemals Creative Suite). Doch was ist denn nun eigentlich anders als vorher? Warum muss ich mein Lizenzmanagement darauf vorbereiten? Aus unserer Sicht ist hier alles wie gehabt. Ich kaufe eine Anzahl an Lizenzen, die von bestimmten Usern verwendet werden dürfen. Die Cloudmodelle der Hersteller basieren hier eigentlich immer auf monatlichen Pauschalen, mit der ich das Recht erwerbe, die Software userbasiert auf einer Anzahl von x Geräten nutzen zu dürfen. Dies ist erstmal eine Erleichterung des Managements der Lizenzen – Eine Incompliance gibt es hierdurch eigentlich nicht mehr, da ich bei fehlenden Lizenzen einfach keine neuen Benutzer mit neuen Lizenzen ausstatten kann.

Auf der anderen Seite freut es die Hersteller. Diese können häufig mit Lockangeboten die Kunden in die Cloud treiben, wohlwissend, dass die Preise nach einer ersten Laufzeit anziehen werden. Die Kunden machen sich daher abhängig von den Herstellern und müssen zwangsläufig höhere Kosten akzeptieren. Aber sind wir doch mal ehrlich: Was ändert sich jetzt konkret? Eine Agentur, die vorher Adobe Photoshop brauchte, musste auch für neue Funktionen rechtzeitig auf die nächste Version upgraden. Microsoft Office? Wurde vorher auch schon mit einem Initialpreis und laufender Wartung beschafft. Und wer hat dort wirklich an eine Alternative gedacht? Wie ein Open Source Projekt zur Ablösung von Microsoft im Unternehmen scheitert, hat man ja sehr prominent am Beispiel der Stadt München erlebt.

Das Lizenzmanagement wird in diesem Kontext eigentlich viel einfacher, jedoch wird das Software Asset Management (SAM) wesentlich komplexer! Vor allem im Zuge der Clientarchitektur sowie innerhalb des Software Portfolio Managements ist es wichtig, die korrekten Entscheidungen frühzeitig zu treffen. Fragen, die sich hier potentiell ergeben:

• Was ist mein Standard Arbeitsplatz?
• Reicht es aus, wenn Personen ihre Mails nur im Browser lesen können?
• Muss jeder Excel Sheets bearbeiten und Dokumente schreiben?
• Verwende ich Suites oder abonniere ich ein Programm einzeln?
• Welche potentiellen Clouddienste werden im Unternehmen verwendet?
• Wie fange ich einen Wildwuchs von Clouddiensten ein?
• Wo kann ich durch Funktionen der Cloud-Kosten im Unternehmen senken?

Dies ist nur eine kleine Auswahl von Fragestellungen, aber man erkennt, dass das generisch erstmal rein gar nichts mit dem Lizenzmanagement an sich zu tun hat. Die Anforderungen an das Lizenzmanagement ergeben sich (eigentlich genau wie früher) aus den tatsächlichen Anforderungen aus dem Business. Und hier hat das Lizenzmanagement, oder sprechen wir in diesem Kontext lieber von Software Asset Management, einen großen Hebel zur Senkung der Kosten. Hier muss frühzeitig durch ein SAM eingegriffen werden, um die besten Cloudoptionen für das Business zu erarbeiten. Warum braucht jeder das höchste Profil im Office365 Umfeld? Kann man den Arbeitsplatz nicht besser segmentieren? Genauso wie das Abonnieren von ganzen Suiten, wenn es gar nicht notwendig ist.

Das größte Problem an dieser Stelle ist aber ein immer weiterwachsender Wust von Cloud-Applikationen innerhalb eines Unternehmens. Der kleine Fachbereich von 10 Personen benötigt ein JIRA. Kein Problem. Kurz bei Atlassian angemeldet, 100€ für ein Jahr abgedrückt, und die Applikation direkt nutzen. Warum sollte man hier noch die IT, geschweige denn ein Lizenzmanagement einbinden? Das würde den Vorgang doch nur unnötig verzögern. Aber auch bei diesen Applikationen gilt: Eine Incompliance kann es nicht geben! Jedoch lässt sich mit konsolidierten Unternehmenslizenzen sicherlich einiges an Geld sparen! Vor allem wird das ganze heutzutage gar nicht mehr als eine Lizenz angesehen, sondern als eine Gebühr, um einen Service zu benutzen. Ein bisschen JIRA hier, ein bisschen Salesforce dort. Potentiell wird sich also das reine Management von Lizenzen reduzieren, dafür aber der Anteil von Services, die beschafft werden müssen, erhöhen.

Aber auch hier: Für das eigentliche Lizenzmanagement ändert sich nichts. Wichtig ist es hier, sich auf weitere Aufgaben zu fokussieren, die im Zuge des ganzheitlichen Software Asset Management in den Fokus gestellt werden müssen. Hier ist man zwangsläufig eng mit der Geschäftsstrategie, aber auch mit der sich daraus ergebenden IT Architektur, verzahnt und muss hier auch die tatsächlichen Anknüpfungspunkte finden, um sich für einen positiven Effekt im Geschäft einbringen zu können.

Lizenzmanagement vs. Software Asset Management – Wichtig zu unterscheiden!

Sie machen „lediglich“ Lizenzmanagement? Für sie ändert sich nichts! Es wird weiterhin das gezählt was genutzt wird. Sie werden merken, dass durch die Cloudangebote das eigentliche Managen von Lizenzen jedoch wesentlich einfacher wird. Aber ein isoliertes Lizenzmanagement kann man in diesem Umfeld einfach nicht mehr betrachten.

Sprechen Sie in ihrem Unternehmen bereits seit langer Zeit von Software Asset Management und haben Sie ihre Prozesse dementsprechend aufgebaut? Dann wird sich für Sie definitiv einiges ändern. Weg von reinen Lizenzen und Installation von Software, hin zu einer vielfältigen Nutzung von Online angebotenen Services! Es ist absolut notwendig, sich in diesem Kontext breiter aufzustellen. Das heißt in diesem Kontext:

• Frühzeitige Einbindung in die Clientarchitektur
• Betrachtung von Ansätzen des Future Workplace aus dem Software Asset Management heraus
• Denken Sie in Services und nicht mehr in reinen Lizenzen
• Machen Sie sich Gedanken über ihr Software Asset Portfolio
• Betrachten Sie in diesem Kontext genauso die wichtigen Themen des Datenschutzes sowie der Datensicherheit

Wie man merkt, sind dies alles Disziplinen, die man nicht mehr rein einem Software Asset Management zuweisen kann. Schnittstellenfunktionen müssen unbedingt definiert werden, um frühzeitig einen Wildwuchs von Cloud Services zu vermeiden. Dass so etwas in einem reinen Lizenzmanagement nicht funktioniert, wird relativ schnell klar. Der von uns schon lange propagierte Ansatz des ganzheitlichen Software Asset Managements bekommt immer mehr Bedeutung!

Für uns stellt sich die Frage: Wollen Sie innovativ in die Zukunft blicken, oder wie ein kleines Kind bockig stehen bleiben? Wollen Sie die Innovationen antreiben oder aufhalten?

Im Clientbereich ändert sich vor allem die Bereitstellung der Lizenzen bzw. mittlerweile zugehöriger Services. Was sich im Serverbereich ändert, lesen Sie im 2.Teil dieses Artikels.