Viele Hersteller möchten regelmäßig und dann doch meist unerwartet die Compliance-Situation ihrer Kunden überprüfen. Eine Vielzahl der Kunden wird von solchen Auditanfragen eiskalt erwischt. HiSolutions hat sieben goldene Auditregeln verfasst, die Ihnen helfen sollen, in einer solchen Situation einen klaren Kopf zu bewahren.
Das unerwartete Audit
Softwarehersteller nutzen Audits zur Steigerung ihrer Umsätze. Daher kontaktieren diese regelmäßig viele ihrer Kunden und bitten mehr oder weniger freundlich um eine Überprüfung des Softwareeinsatzes. Bei der ersten Anfrage dieser Art sind viele Betroffene im ersten Moment ratlos und kennen ihre eigene Situation sowie ihre Rechte nicht. Das sollten Sie ändern, bevor Sie vorschnell interne Informationen herausgeben.
Die 7 goldenen Auditregeln
Diese sieben Regeln helfen Ihnen im ersten Schritt, nachdem Sie die Anfrage zur Durchführung eines Audits (auch Lizenzplausibilisierung genannt) erreicht hat, einen klaren Kopf zu bewahren und Ihre Interessen zu sichern:
Regel 1) Keine Panik!
Bleiben Sie ruhig und atmen Sie tief durch. Lassen Sie sich zu keinen Schnellschüssen oder Überreaktionen hinreißen.
Regel 2) Anspruchsgrundlage hinterfragen
Klären Sie die Anspruchsgrundlage des Herstellers vor dem Audit!
Auditklauseln können auch unwirksam sein. Oder es lässt sich in vielen Fällen der Umfang des Audits (Scope) reduzieren.
Regel 3) Single Point of Contact (SPOC) für die externe Kommunikation benennen
Informieren Sie Ihr Management, Ihre Kollegen sowie den Hersteller über die Rolle des SPOC als Auditkoordinator. Sind Sie der geeignete SPOC?
Regel 4) Die Rolle des SPOC leben
Sämtliche Kommunikation zwischen Hersteller, Auditor und Ihrer Firma läuft ausschließlich über den SPOC. Auch trägt dieser die Gesamtverantwortung für das Audit. Zu dieser Verantwortung gehört auch, dem Management und Kollegen regelmäßig Statusberichte zur Verfügung zu stellen.
Regel 5) Regelungsbedarfe vor dem Audit klären
Dazu gehören Vertraulichkeit, Methoden der Datenerhebung und Verifikation sowie viele weitere Punkte, die Sie als SPOC vor dem Audit mit Hersteller und Auditor abklären sollten.
Regel 6) Kosten des Audits vorab klären
Grundsätzlich stehen Ihnen Ihre regulären Konditionen bei einem Nachkauf zu. Endet das Audit mit einem Vergleich, lassen Sie sich nicht mit Listenpreisen abspeisen.
Regel 7) Rechtzeitig kompetente und neutrale Unterstützung suchen
Wenn Sie der fachlichen Überlegenheit von Hersteller und Auditor etwas entgegensetzen wollen, ist die Unterstützung eines herstellerunabhängigen Dienstleisters eine bewährte Strategie.
Regelungsbedarfe für Ihre eigene Situation erkennen
Unsere sieben goldenen Auditregeln sind in Gänze noch nicht vollständig. Es ist eine Überlegung wert, welche weiteren Regelungsbedarfe Sie bei Auditanfragen und der Durchführung von Audits sehen. Mit Sicherheit lassen sich die sieben goldenen Auditregeln um Ihre individuellen Erkenntnisse erweitern.
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website.