Die weiterhin drohende Rezession hat erst einmal wenig Auswirkung auf uns Normalverbraucher. In Unternehmen und Behörden ergeben sich jedoch erhebliche Auswirkungen, denn gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten werden Budgets oftmals eingefroren oder gar gestrichen und Investitionen x-fach auf ihre Wirtschaftlichkeit hin überprüft.

Aus der Sicht des Lizenz- und Software Asset Managements ist dieser Fokus nichts Neues, schließlich zielt dieses auf den vertragskonformen und wirtschaftlichen Einsatz von Software ab. Bei einer drohenden Rezession kann dieses hohen Mehrwert generieren, indem die Kosten für Software im Zaum gehalten oder sogar gesenkt werden können.

Aber wie können Sie unnötige Kosten reduzieren? Einige Vorschläge:

Überprüfen Sie den Softwarebedarf! Das Wissen über den tatsächlichen Softwarebedarf hilft Ihnen:

• nicht mehr benötigte Software, für die regelmäßige Zahlungen z. B. für Wartung oder Subscriptions (Mietlizenzen) geleistet werden, abzukündigen.
• überschüssige Lizenzen oder Services für Personen, die nicht mehr im Unternehmen/ in der Behörde tätig sind, zu reduzieren.
• Lizenzen für „unechte“ User (Test- oder Adminkonten im AD), Postfächer oder falsche Zuweisung von Clouddiensten zu reallokieren.

Prüfen Sie die Möglichkeit ein Lizenzpooling zu etablieren! Dieses hilft Ihnen:

• ungenutzte Lizenzen aus verschiedenen Bereichen oder auch Unternehmensteilen wieder der produktiven Nutzung zuzuführen und
• unnötige Beschaffungen zu verhindern.

Optimieren Sie Ihre Prozesse und Vorgehensweisen! Stellen diese sicher, dass

• Skaleneffekte genutzt werden und nur notwendige Verträge geschlossen werden?
• das Lizenzmanagement schon bei Hardwarebeschaffungen eingebunden wird?
• die günstigste Lizenzmetrik für ein Softwareprodukt gewählt wurde?
• ggf. auch Gebrauchtsoftware genutzt werden kann?
• die Releasewechsel geplant und deren Auswirkung auf die Lizenzierung überprüft wurden?

Fragen über Fragen, aber wo fange ich an?

Die Produkte der Firma Microsoft befinden sich quasi bei allen im Einsatz und die damit verbundenen Kosten haben einen nicht unerheblichen Einfluss auf das gesamte Budget der IT. Durch den Wechsel auf ein Mietmodell (Pläne, Subscriptions) und den immer weiteren Einsatz von Clouddiensten (Azure) ist dieser Hersteller für Optimierungen geradezu prädestiniert, da nur noch das lizenziert werden muss, was auch wirklich genutzt wird. Es können zum Jahrestag und während der Vertragslaufzeit die Bedarfsmengen reduziert werden, was vor den Mietmodellen häufig so nicht möglich war.

Hier kann angesetzt werden, um die bestehenden Verträge zu benchmarken und zu überprüfen, ob die eigenen Konditionen marktkonform sind. Des Weiteren sollte vor True Ups und Vertragsverlängerungen eine valide Bedarfsanalyse durchgeführt werden, welche auch die Zukunft im Auge behält. Durch die Etablierung verlässlicher Prozesse sollte dann sichergestellt werden, dass die Nutzung von Microsoftprodukten im kontrollierten Rahmen erfolgt. Ungenutzte Accounts müssen frühzeitig erkannt und gemeldet werden! Die geplante Nutzung sollte mit dem erworbenen Nutzungsrecht möglichst übereinstimmen! Nicht jeder braucht umfassende und entsprechend teure Pläne wie z. B. Microsoft 365 E5.

Diese und weitere Maßnahmen werden Ihnen helfen, sicher und gestärkt in die Zukunft zu schauen.