So unterwandert die Cloud klassische Organisations-, Beschaffungs- und Genehmigungsprozesse 

Die rasante Einführung von Cloud-Services birgt Herausforderungen und Risiken für Unternehmen und Organisationen. Unter anderem entstehen völlig neue Rollen, höhere Anforderungen im Identitäts- und Changemanagement sowie Änderungen in den Prozessen und Best Practices. Wir klären über die wichtigsten Themen auf.

Anpassung der Rollen in der Cloud-Verwaltung 

• Cloud-Architekten: Verantwortlich für das Design und die Implementierung von Cloud-Infrastrukturen, arbeiten diese eng mit Entwicklern und IT-Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass die Cloud-Strategie den Geschäftsanforderungen entspricht. 
• Cloud-Security-Spezialisten: Diese Experten überwachen kontinuierlich Sicherheitsbedrohungen und implementieren umfassende Sicherheitsrichtlinien, um die Cloud-Umgebung zu schützen. 
• Cloud-Kostenmanager: Sie analysieren Nutzungsmuster und entwickeln Strategien zur Kostenoptimierung, um das Budget effektiv zu verwalten. 

Diese neuen Rollen müssen in bestehende Strukturen, Rollen und Prozesse integriert werden, um eine reibungslose Zusammenarbeit mit traditionellen IT-Abteilungen, dem Lizenzmanagement, dem Controlling und dem Einkauf zu gewährleisten. 

Neue Anforderungen und Herausforderungen durch die Cloud 

Die Einführung der Cloud bringt zahlreiche neue Anforderungen und Herausforderungen mit sich: 

• Identitätsmanagement: Ein robustes Identitätsmanagementsystem (IDMS) ist erforderlich, da die Steuerung der Ressourcen stark nutzerbasiert ist. Unternehmen müssen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf die entsprechenden Ressourcen zugreifen können. 
• Change Management: Die dynamische Natur der Cloud erfordert ein flexibles Change Management. Unternehmen müssen schnelle Anpassungen und Implementierungen ermöglichen und ihre Teams regelmäßig schulen. 
• Hybride Umgebungen und Lizenzierung: Unternehmen nutzen oft eine Kombination aus On-Premises- und Cloud-Services, was zusätzliche Herausforderungen bei der Lizenzverwaltung mit sich bringt. Lizenzverträge müssen regelmäßig überprüft und angepasst werden, um die Compliance sicherzustellen. 
• Standardisierung und Architektur: Eine tenant-weite Standardisierung und eine gut durchdachte Cloud-Architektur sind erforderlich, um die Effizienz zu steigern und die Verwaltung zu vereinfachen. 

Herausforderungen und deren Auswirkungen auf Organisation und Beschaffung 

Die Einführung von Cloud-Services kann traditionelle Rollenmodelle und Freigabeprozesse im Controlling und Einkauf erheblich beeinträchtigen. Ohne strukturiertes Tenant Tagging und klare Berechtigungskonzepte kann eine schnelle Cloud-Einführung zu Unklarheiten führen, welche Abteilungen und Nutzer Zugriff auf welche Ressourcen haben. Dies erschwert die Verwaltung und führt zu Sicherheitslücken. 

Budgetplanung und FinOps: Die dynamische Natur der Cloud erschwert die Budgetplanung und Kostenprognose. FinOps wird immer wichtiger, um die Cloud-Ausgaben zu überwachen und zu optimieren. Unternehmen müssen neue Methoden zur Überwachung und Verwaltung der Cloud-Ausgaben entwickeln, um Überraschungen zu vermeiden. 

Lizenzmodelle und Lizenznutzung in der Cloud: Laufende Lizenzverträge mit Software-Herstellern reglementieren auch Nutzungsszenarien für die erworbenen Lizenzen in der Cloud. Hier können sich Quick-Wins ergeben, wenn erworbenen Lizenzen in die Cloud überführt werden können. Andererseits können sich auch große finanzielle Risiken ergeben, wenn die Lizenzen nicht zur Nutzung in der Cloud geeignet sind und die entsprechenden Verträge noch über längere Zeit weiter bedient werden müssen.  

True-Up-Prozesse: Der True-Up-Prozess ist eine entscheidende Komponente im SAM-Kontext, insbesondere in der Cloud. True-Up bedeutet, dass Unternehmen regelmäßig ihre tatsächliche Software- und Cloud-Nutzung mit den ursprünglich lizenzierten Mengen abgleichen müssen.  Dies erfordert eine Steuerung der Rechte für budgetwirksame Nutzungsfreigaben und ein genaues Monitoring der Nutzung. Dadurch wird sichergestellt, dass alle verwendeten Ressourcen korrekt lizenziert sind und Compliance-Verstöße vermieden werden. Traditionelle True-Up-Prozesse müssen daher angepasst werden, um den neuen Anforderungen der Cloud gerecht zu werden. 

Paradigmenwechsel in Behörden: Behörden mit Vergaberecht und Haushaltsprozessen stehen vor einem massiven Paradigmenwechsel. Traditionelle Genehmigungsprozesse müssen angepasst werden, um mit der Geschwindigkeit und Flexibilität der Cloud Schritt zu halten. 

Langfristige Verfügbarkeit und Sicherheit: Die langfristige Verfügbarkeit und Sicherheit in der Cloud sind weniger garantiert als bei traditionellen IT-Umgebungen. Unternehmen müssen kontinuierlich Anpassungen vornehmen und Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um den Schutz ihrer Daten zu gewährleisten. 

Best Practices für Governance und SAM in der Cloud 

Um die genannten Herausforderungen zu meistern, sollten Unternehmen folgende Best Practices in Betracht ziehen: 

Implementierung eines robusten Governance-Modells: Ein klar definiertes Governance-Modell hilft dabei, Verantwortlichkeiten festzulegen und die Einhaltung von Richtlinien sicherzustellen. Dies umfasst die Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Einführung von Prozessen zur Überwachung und Berichterstattung. 

Etablierung eines effektiven Kostenmanagements: Unternehmen sollten Tools und Prozesse zur Überwachung und Optimierung der Cloud-Kosten implementieren. Dies kann die Einführung von FinOps-Plattformen und regelmäßige Kostenanalysen umfassen. 

Schulung und Weiterbildung: Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die neuen Anforderungen und Prozesse verstehen, sollten regelmäßige Schulungen und Weiterbildungsprogramme angeboten werden. Dies hilft, Wissen zu erweitern und die Akzeptanz neuer Technologien und Prozesse zu erhöhen. 

Kontinuierliche Sicherheitsüberwachung: Eine kontinuierliche Überwachung der Sicherheit ist unerlässlich, um Bedrohungen frühzeitig zu erkennen und zu bekämpfen. Unternehmen sollten regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und -audits durchführen, um ihre Sicherheitsmaßnahmen auf dem neuesten Stand zu halten. 

Fazit 

Die Cloud verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre IT-Ressourcen verwalten. IT-Manager und IT-Leiter müssen sich auf neue Rollen, Anforderungen und Herausforderungen einstellen, um die Vorteile der Cloud voll ausschöpfen zu können. Ein strukturiertes Vorgehen und eine enge Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen sind dabei der Schlüssel zum Erfolg. Durch die Implementierung robuster Governance-Modelle, effektiver Kostenmanagement-Strategien und kontinuierlicher Sicherheitsüberwachung können Unternehmen die Herausforderungen der Cloud meistern und ihre IT-Landschaft zukunftssicher gestalten. 

Wenn Sie Fragen zu diesem komplexen Thema haben oder eine effektive und effiziente Governance sowie Software Asset Management (SAM) in der Cloud in Ihrer Organisation implementieren möchten, kontaktieren Sie uns gerne. Mit unserer Expertise unterstützen wir Sie bei der erfolgreichen Umsetzung Ihrer Cloud-Governance- und SAM-Strategien!