So gelingt die Einführung eines effizienten Software Asset Managements – ein Praxisbericht

Unser Framework zur SAM-Implementierung

Jedes Projekt hat seine eigenen Wahrheiten (und Fallstricke). Doch wenn Sie SAM erfolgreich implementieren wollen, sollten Sie nicht auf diese 5 Schritte verzichten, die wir in unserem Kundenprojekt – und vielen weiteren – angewendet haben.

1. Wissenstransfer ermöglichen: Mitarbeiter wurden intensiv geschult, um SAM-Grundlagen, Prozesse und Tools zu verstehen und zu steuern.
2. Strategie entwickeln: Gemeinsam legten wir fest, welche Themenfelder im Fokus stehen, wie weit das Projekt reichen soll und unter welchen Rahmenbedingungen wir arbeiten.
3. Rollen und Abläufe klären: Mit klaren Rollenprofilen und individualisierten Prozessen schufen wir die Grundlage für verlässliches Arbeiten.
4. Steuerung aufsetzen: Ein schlankes Managementsystem mit klarer Zielorientierung legte den Rahmen fest, wie das Software Asset Management aufgebaut und durchgeführt werden soll und stellte sicher, dass die strategische Ausrichtung kontinuierlich gesteuert wird.
5. Pilotenprojekt starten – Feedback einholen: Wir testeten mit konkreten Produkten und Bereichen und einer aktiven Community, um Eindrücke und Feedback zu sammeln.

Klare Verantwortlichkeiten und offener Austausch – sonst läuft‘s nicht

Zwei Punkte möchten wir herausstellen, die wir bei einer SAM-Implementierung für besonders wichtig erachten. Das ist zum einen der Schritt, Verantwortlichkeiten klar und eindeutig festzulegen. Unverzichtbare Rollen in unseren Projekten sind:

• Ein SAM Owner trägt die Gesamtverantwortung, stellt die für die Zielerreichung erforderlichen Ressourcen bereit und fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Management, Fachbereichen und IT.
• Ein Lizenzmanager setzt die definierten Ziele um und übernimmt die Steuerung sowie Koordination des Aufbaus und der Weiterentwicklung der Organisation.

Ein ebenso wichtiger Baustein war die Etablierung eines SAM-Forums. Dort fand ein lebendiger Austausch zwischen den relevanten Rollen statt, bei dem Wissen und Erfahrungen geteilt wurden. So wurde das Thema SAM nachhaltig im Unternehmen verankert.

Das richtige SAM-Tool finden – so haben wir es gemacht

Parallel zur Organisationsentwicklung haben wir unseren Kunden bei der Wahl eines SAM-Tools unterstützt. Die Herausforderung: Ein Markt voller Lösungen und Anforderungen, die erst noch klar herausgearbeitet werden mussten. So sind wir vorgegangen:

1. Zunächst verschafften wir uns gemeinsam einen Überblick über den Markt und definierten auf Basis realistischer Use Cases konkrete Anforderungen.
2. Ein transparenter Auswahlprozess mit Anbieterpräsentationen mündete schließlich in einer fundierten Entscheidung.
3. Das gewählte SAM-Tool wurde anschließend in einer Praxispilotierung getestet und integriert. Dazu gehörte der Aufbau strukturierter Inventare, die Integration relevanter Schnittstellen sowie die Erstellung eines praxisnahen Produktlizenzierungshandbuchs.

Und das Ergebnis?

So beschreibt unser Kunde die Mehrwerte der SAM-Einführung:

• Nach nur zwei Jahren war das Unternehmen in der Lage, das operative Lizenzmanagement für den definierten Rahmen eigenständig durchzuführen.
• Die Mitarbeitenden nutzen das Tool effizient und erstellen eigene Bilanzen.
• Schulungsunterlagen und methodische Konzepte bildeten die Grundlage für den Wissensaufbau – sowohl bei zentralen als auch bei dezentral eingebundenen Rollen.

So starten Sie Ihren SAM-Prozess

Unser Kundenprojekt zeigt: Mit einem strukturierten Ansatz und bewährten Methoden fällt es deutlich leichter, Herausforderungen bei der SAM-Einführung wie fehlende Transparenz, unklare Verantwortlichkeiten und Tool-Chaos zu bewältigen.

Möchten Sie selbst ein SAM-Projekt starten oder noch mehr über unser Kundenprojekt erfahren? Sprechen Sie uns gerne an – wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Jetzt SAM-Expertise einholen: sam@hisolutions.com