Mit der Implementierung eines neuen SAM-Tools wird oftmals die Lösung aller Probleme verbunden. In Wirklichkeit fängt die Arbeit dann erst richtig an. Für das Ziel, „die Compliance-Situation in den Griff zu bekommen“, sind nun einige Schritte erforderlich, die gerne aufwands- und Know-how-mäßig unterschätzt werden.

Zu früh gefreut!?

Sie haben ein SAM-Tool implementiert. Nach Monaten der Marktrecherche, Ausschreibung, Evaluierung und abschließenden Verhandlungen wurde Ihr lang herbeigesehntes SAM-Tool implementiert, Schnittstellen eingerichtet, Daten migriert, Mitarbeiter geschult und vieles mehr. Der Umzug ist geschafft, Sie haben Ihre Bestandsdaten sozusagen in Umzugskartons in ihr neues Zuhause transportiert.

Viele Unternehmen und öffentliche Einrichtungen sehen diesen Punkt als entscheidenden Meilenstein an, an dem es Zeit ist, den erfolgreichen Projektabschluss zu feiern. Ohne Frage war der Weg hierher steinig und anstrengend, und Sie haben sich eine Verschnaufpause wahrlich verdient. Laden Sie Ihre Akkus neu auf, denn nun folgt der eigentliche Anstieg. Der Anstieg auf den großen Berg, der oftmals vom Boden betrachtet, hinter dem kleinen Berg der Toolauswahl und –implementierung nicht sichtbar war: das tägliche Arbeiten im Lizenzmanagement und die schweißtreibende Anwendung des Tools. Nun gilt es, mit Ihrem neuen Werkzeug dicke Bretter zu bohren, mächtige Bäume zu fällen, tiefe Tunnel zu bauen. Allesamt Arbeiten, die sich nun zwar bewerkstelligen lassen, die das Tool aber nicht von alleine macht. Das Tool braucht eine fachkundige Hand, die es führt und richtig einsetzt.

Jetzt wird wieder in die Hände gespuckt!

Der erste Schritt nach der Implementierung ist es, die „Umzugskartons“ auszupacken und alle darin enthaltenen Dinge (die Lizenzmanagement-Daten) in die Hand zu nehmen und griffbereit zu platzieren – eben so, dass die tägliche Arbeit beginnen kann. Was helfen Messer und Gabel, wenn sie ganz unten im Karton vergraben sind!? Wie bei einem Umzug im echten Leben, wird dieses „Auspacken der Kartons“ auch bei einer Toolimplementierung gerne auf die lange Bank geschoben. Dabei ist dies grade bei einem SAM-Tool ein erfolgskritischer Punkt: Erst wenn wirklich alle Daten mit all ihren Querbeziehungen vollständig qualitätsgesichert sind, kann das Tool Werte ausgeben, die Ihre Compliance-Situation korrekt widerspiegeln.

Lizenzmanagement ist ein Marathon, kein 100m-Lauf!

Grade diese Qualitätssicherung inkl. Feintuning dauert erfahrungsgemäß noch ein paar Monate – ein Aspekt, der gerne unterschätzt wird. Eine nicht seltene Konsequenz ist, das grade in dieser wichtigen Phase dann die Ressourcen ausgehen, während gleichzeitig das Management nach ersten Ergebnissen fragt: „Wie steht es denn nun um unsere Compliance?“ Im schlimmsten Fall wirft die fehlende Aussagefähigkeit zu dem Zeitpunkt dann direkt ein schlechtes Licht auf die bisherigen Aktivitäten: „Erst sagen Sie mit dem Tool wird alles besser, jetzt haben wir das Tool, aber wir sind immer noch genauso ratlos wie bisher!?“

Gut Ding will Weile haben!

Unsere Empfehlung lautet daher ganz klar: Planen Sie diese Anlauf- & QS-Phase in Ihrem Projekt fest ein. Diese darf gerne 6 Monate dauern. Nutzen Sie die Zeit, um Ihren Lizenzbedarf auch einmal manuell zu berechnen. So erhalten Sie einen Vergleichswert und können die Zahlen, die das Tool ausgibt, einordnen und plausibilisieren. Sie werden überrascht sein, und leider oftmals feststellen, dass Sie noch mehr Aufwand betreiben müssen, bis das Tool automatisch genau das tut, was Sie von ihm erwarten.

 

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